RANCANGAN
PERATURAN DAERAH KABUPATEN
HULU SUNGAI UTARA
NOMOR TAHUN
TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG
MAHA ESA
BUPATI HULU SUNGAI UTARA,
:
|
Menimbang
|
:
|
a.
|
bahwa arsip merupakan
sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban pemerintahan Daerah serta
memori kolektif yang mempunyai
nilai dan arti penting dan strategis, meliputi penyajian informasi
penyelenggaraan pemerintahan Daerah, perumusan kebijakan, dan pengambilan
keputusan;
A. Bahwa dalam rangka mendukung terwujudnya tata kelola
pemerintahan yang baik dan bersih,
serta meningkatkan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan harus
dilakukan dalam sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu
dan berkesinambungan;
B. Bahwa dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, perlu disusun
Peraturan Daerah Kabupaten Hulu Sungai Utara Nomor
Tahun tentang
Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Hulu Sungai
Utara ,yang ditetapkan dengan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan
Kearsipan;
|
Mengingat:
1. Pasal
18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
2.
Undang-Undang Nomor 27 Tahun 1969 tentang Penatapan
Undang – Undang Darurat Nomor 3 Tahun 1953 tentang
Pembantukan Daerah Tingkat II di
Kalimantan ( Lembaran Negera Republik Indonesia Tahun 1959
Nomor 72, Tambahan Lembaran Negera Republik Indonesia )
3. Undang-Undang
Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 3041) sebagaimana telah diubah
dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun
1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
(Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890);
4.
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 18,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3674);
5.
Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang
Penyelenggara Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 3851);
6.
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah
diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang
Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844);
7.
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang
Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
8.
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008
Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
9.
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
10.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
11.
Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
12.
Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979
tentang PenyusutanArsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor51,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593);
13.
Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003
tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri
Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 15, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4263) sebagaimana telah diubah dengan
Peraturan Pemerintah 63 Tahun 2009 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah
Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian
Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 164);
14. Peraturan
Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
15.
Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999
tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 194, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 3912);
16.
Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999
tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Microfilm atau
Dokumen Lainnya dan Legalisasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999
Nomor 195, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3913);
17. Peraturan
Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara
Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 4737);
Dengan Persetujuan Bersama
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN HULU SUNGAI UTARA
dan
BUPATI HULU SUNGAI UTARA
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Bagian Kesatu
Definisi
Pasal 1
Dalam Peraturan Daerah ini, yang dimaksud
dengan:
1.
Daerah adalah Kabupaten Hulu
Sungai Utara
2.
Pemerintah Daerah adalah BUPATI dan Perangkat Daerah sebagai unsur
penyelenggara pemerintahan Daerah Kabupaten Hulu Sungai Utara
3.
BUPATI adalah Bupati Hulu Sungai
Utara
4.
Organisasi Perangkat Daerah
adalah Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Hulu
Sungai Utara, yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah, Inspektorat, Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Rumah
Sakit Daerah dan Lembaga Lain..
5.
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota
adalah Organisasi Perangkat Daerah yang melaksanakan tugas di bidang kearsipan
di lingkungan Pemerintah Kabupaten/Kota, yang memiliki tugas pokok, fungsi, dan
tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis inaktif, arsip statis dan
pembinaan kearsipan.
6.
Badan Usaha Milik Daerah yang
selanjutnya disebut BUMD adalah Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten Hulu Sungai
Utara.
7.
Kearsipan adalah hal-hal yang
berkenaan dengan arsip.
8.
Arsip adalah rekaman kegiatan
atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9.
Arsip Dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu.
10.
Arsip Vital adalah arsip yang
keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional
pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak
atau hilang.
11.
Arsip Aktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
12.
Arsip Inaktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaannya telah menurun.
13.
Arsip Statis adalah arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah
habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi
secara langsung atau tidak langsung oleh Badan.
14.
Arsip Terjaga adalah arsip negara
yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang
harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
15.
Arsip Umum adalah arsip yang
tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
16.
Arsiparis adalah seseorang yang
memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan
formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai tugas pokok,
fungsi dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
17.
Akses Arsip adalah ketersediaan
arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan
sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
18.
Pencipta Arsip adalah pihak yang
mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas pokok, fungsi, dan
tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
19.
Unit Pengolah adalah satuan kerja
pada pencipta arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab
mengolah seluruh arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
20.
Unit Kearsipan adalah satuan
kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab
dalam penyelenggaraan kearsipan.
21.
Jadual Retensi Arsip adalah
daftar yang berisi paling kurang jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis
arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan, yang dipergunakan
sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan arsip.
22.
Penyusutan Arsip adalah kegiatan
pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit
pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
dan penyerahan arsip statis kepada Kantor.
23.
Penyelenggaraan Kearsipan adalah
keseluruhan kegiatan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan
pengelolaan arsip dalam sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumberdaya
manusia, prasarana dan sarana, serta sumberdaya lainnya.
24.
Pengelolaan Arsip Dinamis adalah
proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis,
meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
25.
Pengelolaan Arsip Statis adalah
proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis,
meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
26.
Akuisisi Arsip Statis adalah
proses penambahan khasanah arsip statis pada Kantor , yang dilaksanakan melalui
kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip
kepada Kantor.
27.
Daftar Arsip adalah daftar yang
berisi tentang uraian arsip aktif dan/atau arsip inaktif yang berisi materi
setiap unit pengelompokan, pemilik, jenis koleksi/khasanah, keadaan dan volume,
sebagai sarana penemuan informasi arsip dan penyusutan arsip.
28.
Daftar Pencarian Arsip yang
selanjutnya disebut DPA adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai
guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak
langsung, dicari oleh kantor serta diumumkan kepada publik.
29.
Preservasi arsip adalah proses
dan kerja dalam rangka perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur
perusak.
Bagian Kedua
Maksud dan Tujuan
Paragraf 1
Maksud
Pasal 2
Pengaturan
penyelenggaraan kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam
penyajian informasi penyelenggaraan pemerintahan Daerah, perumusan kebijakan
dan pengambilan keputusan.
Paragraf 2
Tujuan
Pasal 3
Penyelenggaraan
kearsipan bertujuan untuk:
a)
menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
b)
menjamin terwujudnya pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang andal;
c)
menjamin pelindungan kepentingan Daerah dan
hak-hak keperdataan masyarakat serta masyarakat adat melalui pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
d)
menjamin keselamatan dan keamanan
arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara;
e)
menjamin keselamatan aset Daerah;
dan
f)
meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Bagian Ketiga
Asas Pasal 4 Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan:
g)
kepastian hukum;
h)
keautentikan dan keterpercayaan;
i)
keutuhan;
j)
asal usul;
k)
aturan asli;
l)
keamanan dan keselamatan;
m)
profesional;
n)
responsif;
o)
antisipatif;
p)
partisipatif;
q)
akuntabilitas;
r)
kemanfaatan;
s)
aksesibilitas;
t)
kepentingan umum; dan
u)
kearifan lokal.
Bagian Keempat
Ruang Lingkup
Pasal 5
Ruang
lingkup penyelenggaraan kearsipan, meliputi :
a.
penetapan kebijakan kearsipan di Daerah;
b.
pembinaan kearsipan;
c.
pengelolaan arsip dinamis;
d.
penilaian jadual retensi arsip dan pemusnahan arsip;
e.
pengelolaan arsip statis; dan
f.
pelayanan jasa dan publikasi kearsipan.
BAB II
KEWENANGAN
Pasal 6
Pemerintah Daerah berwenang untuk :
A.
menetapkan kebijakan, norma,
standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah
berdasarkan kebijakan kearsipan nasional, meliputi :
1. pengelolaan arsip dinamis;
2. pengelolaan arsip statis;
3. pengelolaan sistem kearsipan;
4. pengelolaan jaringan kearsipan;
5. pengembangan sumberdaya manusia kearsipan;
6. pengembangan organisasi kearsipan; dan
7. penggunaan sarana dan prasarana kearsipan.
B.
melaksanakan pembinaan kearsipan
terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah , BUMD, dan Pemerintah Desa;
C.
melaksanakan penyelamatan, pelestarian dan
pengamanan, meliputi :
1.
penilaian jadual retensi arsip SKPD terhadap arsip yang telah
memiliki pedoman retensi;
2.
penilaian pemusnahan arsip SKPD terhadap arsip yang telah
memiliki pedoman retensi; dan
3.
pengelolaan arsip statis SKPD, BUMD,
swasta dan perorangan berskala
provinsi;
D.
melaksanakan pengawasan/supervisi
terhadap penyelenggaraan kearsipan Satuan Kerja Perangkat Daerah , BUMD, dan
Pemerintah Desa; dan
E.
melaksanakan pengawasan/supervisi
terhadap penyelenggaraan pembinaan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah , BUMD,
dan Pemerintah Desa.
BAB III
PENYELENGGARAAN
Bagian Kesatu
Umum
Pasal 7
Pemerintah Daerah menetapkan kebijakan
penyelenggaraan kearsipan, meliputi :
a.
pedoman pengelolaan arsip dinamis;
b.
pedoman pengelolaan arsip statis;
c.
kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi;
d.
sumberdaya manusia aparatur kearsipan;
e.
pengembangan lembaga kearsipan Daerah;
f.
pengembangan kerjasama dengan pemerintah provinsi , Pemerintah Kabupaten/Kota
lain , lembaga dalam dan luar negeri, swasta dan perorangan;
g. penggunaan
sarana dan prasarana kearsipan; dan
h.
pembinaan kearsipan terhadap Satuan Kerja Perangkat Daerah , BUMD, dan
Pemerintah Desa.
.
Bagian Kedua
Pengelolaan Arsip Dinamis
Paragraf 1
Umum
Pasal 8
(1) Pemerintah Daerah melaksanakan pengelolaan
arsip dinamis untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan,
sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dan autentik,
berdasarkan sistem yang memenuhi persyaratan: a. andal; b. sistematis; c. utuh;
d. menyeluruh; dan e. sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
(2) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. penciptaan arsip; b. penggunaan dan
pemeliharaan arsip; dan c. penyusutan arsip.
(3) Untuk
mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, Pemerintah Daerah membuat tata naskah dinas,
klasifikasi arsip, jadual retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip.
(4)
Pejabat atau orang yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis
sebagaimana dimaksud pada ayat (1), wajib menjaga keautentikan, keutuhan,
keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
Paragraf 2
Penciptaan Arsip
Pasal 9
(1)
Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf a,
dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi.
(2)
Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.
(3) Untuk
memenuhi ketentuan penciptaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2),
pencipta arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan
arsip secara akurat.
Paragraf 3
Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip
Pasal 10
(1)
Penggunaan dan pemeliharaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2)
huruf b, dilakukan oleh pencipta arsip.
(2)
Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip
yang berhak, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3)
Pencipta arsip pada Satuan Kerja Perangkat Daerah , BUMD, dan Pemerintah Desa.membuat
daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif.
(4)
Pencipta arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal
serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip, sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.
(5)
Penyediaan arsip untuk kepentingan akses arsip dinamis menjadi tanggungjawab
Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah , BUMD, dan Pemerintah Desa., dan
dilaksanakan oleh Arsiparis dan/atau pengelola teknis kearsipan.
Pasal 11
(1)
Pencipta arsip dapat menutup akses atas arsip dinamis sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 10 ayat (2), dengan alasan :
a.
menghambat proses penegakan hukum;
b.
mengganggu kepentingan perlindungan Hak Kekayaan Intelektual dan perlindungan
dari persaingan usaha tidak sehat;
c.
membahayakan pertahanan dan keamanan negara;
d.
mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang masuk dalam kategori dilindungi
kerahasiaannya;
e.
merugikan ketahanan ekonomi nasional;
f.
merugikan kepentingan politik luar negeri dan hubungan luar negeri;
g.
mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir
ataupun wasiat seseorang, kecuali kepada yang berhak secara hukum;
h.
mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
i.
mengungkap memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu
dirahasiakan.
(2)
Pencipta arsip wajib menjaga kerahasiaan arsip tertutup sebagaimana dimaksud
pada ayat (1).
Pasal 12
(1)
Pemeliharaan arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta arsip, untuk menjamin
keamanan informasi dan fisik arsip.
(2)
Pemeliharaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan
standar pemeliharaan arsip.
Pasal 13
Pencipta
arsip pada Organisasi Perangkat Daerah dan/atau BUMD membuat daftar :
a. arsip
terjaga, meliputi kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian
internasional, dan masalah-masalah pemerintahan strategis; dan
b. arsip
umum.
Pasal 14
Dalam
rangka pemeliharaan arsip dinamis, Pemerintah Daerah melakukan alih media
arsip, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Paragraf 4
Penyusutan Arsip
Pasal 15
(1)
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf c
dilaksanakan oleh pencipta arsip, meliputi :
a.
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b.
pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan tidak memiliki nilai guna; dan
c.
penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada Kantor.
(2)
Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah , BUMD,
dan Pemerintah Desa.dilaksanakan berdasarkan jadual retensi arsip dengan
memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa
dan negara.
Pasal 16
(1)
Pemerintah Daerah menetapkan
jadual retensi arsip sebagai pedoman penyusutan arsip.
(2)
Jadual retensi arsip sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) ditetapkan oleh Bupati .
. Pasal
17
(1)
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 15 ayat (1) huruf a, diatur oleh pimpinan pencipta arsip.
(2)
Pemindahan arsip inaktif dari Satuan Kerja Perangkat Daerah , BUMD, dan
Pemerintah Desa.yang memiliki retensi lebih dari 10 (sepuluh) tahun kepada Kantor,
dilaksanakan paling kurang 1 (satu) kali dalam 2 (dua) tahun.
Pasal 18
(1)
Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan tidak memiliki nilai guna
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (1) huruf b, dilakukan terhadap arsip
yang :
a. tidak
memiliki nilai guna;
b. telah
habis retensinya dan berketerangan musnah berdasarkan jadual retensi arsip;
c. tidak
ada larangan dalam ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
d. tidak
berkaitan dengan penyelesaian proses perkara hukum.
(2)
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai
dengan prosedur yang benar, berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3)
Pemusnahan arsip pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan
ayat (2), merupakan tanggungjawab pimpinan pencipta arsip.
Pasal 19
(1)
Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada Kantor sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 15 ayat (1) huruf c, dilakukan terhadap arsip yang :
a.
memiliki nilai guna kesejarahan; dan
b. telah
habis retensinya dan berketerangan permanen, sesuai dengan jadual retensi
arsip.
(2 Satuan
Kerja Perangkat Daerah , BUMD, dan Pemerintah Desa. wajib menyerahkan arsip
statis kepada Kantor
Pasal 20
Pencipta
arsip bertanggungjawab atas autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan arsip
statis yang diserahkan kepada Kantor
Paragraf 5
Program Arsip Vital
Pasal 21
1.
Pencipta arsip wajib membuat
program arsip vital
2.
. Program arsip vital sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan melalui kegiatan: a. identifikasi; b.
perlindungan dan pengamanan; dan c. penyelamatan dan pemulihan.
Paragraf 6
Kearsipan BUMD
Pasal 22
(1)
Penyelenggaraan kearsipan pada BUMD dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan bidang kearsipan dan dokumen perusahaan.
(2) Dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), meliputi dokumen keuangan, dokumen aset dan dokumen lainnya.
Bagian Ketiga
Penyelenggaraan Arsip Statis
Paragraf 1
Umum
Pasal 23
Pengelolaan
arsip statis dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah untuk menjamin keselamatan
arsip sebagai pertanggungjawaban Daerah bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara. Paragraf 2 Pengelolaan Arsip Statis
Pasal 24
Pengelolaan arsip statis meliputi :
a.
akuisisi;
b.
pengolahan;
c.
preservasi; dan
d. akses.
Pasal 25 Akuisisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf a, meliputi
kegiatan :
a. konsultansi
wajib serah arsip oleh perorangan dan lembaga pendidikan atau perusahaan swasta
kepada Kantor ;
b. survey
arsip statis, meliputi survey organisasi dan fisik arsip statis kepada
perorangan, lembaga pendidikan dan perusahaan swasta;
c. verifikasi
langsung dan tidak langsung oleh Kantor terhadap daftar arsip statis hasil
penilaian arsip; dan
d. penyerahan
arsip statis dari pencipta arsip kepada Kantor .
Pasal 26
(1)
Kantor melaksanakan akuisisi arsip
statis, terhadap :
a. Satuan
Kerja Perangkat Daerah yang digabung/dihapus/diubah status;
b.
perorangan;
c.
lembaga pendidikan swasta; dan
d.
perusahaan swasta.
(2)
Akuisisi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan dengan
cara :
a.
sukarela;
b. hibah;
dan
c. ganti
rugi.
(3) Ganti
rugi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c, dibebankan pada Anggaran
Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten sesuai kewenangan berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
Pasal 27
(1)
Pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf b, merupakan
proses penyusunan dan penataan arsip statis yang dilaksanakan dan menjadi
tanggungjawab Kantor.
(2)
Pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan
berdasarkan sistem kearsipan statis dalam kerangka sistem kearsipan nasional.
Pasal 28
(1)
Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf c, merupakan
proses perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak arsip,
meliputi kegiatan :
a.
restorasi/perawatan;
b.
reproduksi/penggandaan; dan
c. alih
media arsip.
(2)
Pelaksanaan preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
dilakukan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi yang
terdapat dalam arsip statis, dan didukung dengan media baca arsip yang
digunakan.
Pasal 29
(1)
Preservasi arsip statis ditempatkan pada gedung depo/penyimpanan arsip statis (archival
building) sesuai standar penyimpanan arsip statis.
(2)
Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan secara
preventif dan kuratif.
Pasal 30
(1)
Pelaksanaan akses arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 huruf d,
wajib menjamin kemudahan akses arsip statis.
(2) Akses
arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan untuk kepentingan
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
(3) Akses
arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) didasarkan pada
sifat keterbukaan dan ketertutupan, sesuai ketentuan peraturan
perundangan-undangan.
Pasal 31
Autentifikasi
arsip statis dilakukan oleh Kantor
BAB IV
SUMBERDAYA APARATUR KEARSIPAN
Pasal 32
Sumberdaya aparatur kearsipan sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 7 huruf d, terdiri atas Arsiparis dan pengelola teknis
kearsipan.
Pasal 33
(1)
Arsiparis mempunyai kedudukan sebagai pejabat fungsional yang mempunyai tugas
pokok, fungsi dan tanggungjawab melaksanakan pengelolaan arsip dan pengembangan
profesi sesuai tingkat kompetensinya.
(2) Dalam
melaksanakan tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab sebagaimana dimaksud pada
ayat (1), Arsiparis memiliki kewenangan untuk:
a.
mengelola arsip dinamis;
b.
mengelola arsip statis;
c.
melakukan pembinaan kearsipan; dan
d.
melakukan penelitian dan pengembangan kearsipan.
Pasal 34
(1)
Bupati dapat mengangkat pengelola teknis
kearsipan berdasarkan usulan Kepala Satuan Kerja Perangkat Daerah...
(2)
Pengelola teknis kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas
mengelola arsip dinamis dan arsip statis. Pasal 35 Pemerintah Daerah
melaksanakan pembinaan dan pengembangan sumberdaya aparatur kearsipan, melalui
:
a.
pengadaan Arsiparis;
b.
pengembangan kompetensi dan profesionalisme Arsiparis melalui penyelenggaraan,
pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan; dan
c.
pengaturan peran dan kedudukan hukum Arsiparis.
Pasal 36
Terhadap
sumberdaya aparatur kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35, diberikan
insentif sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan keuangan Daerah.
BAB V
PENDANAAN
Pasal 37
Pendanaan
dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang dilaksanakan oleh Pemerintah
Daerah, berasal dari :
a.
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah; dan
b. sumber
lain yang sah dan tidak mengikat.
BAB VI
SARANA DAN PRASARANA
Pasal 38
Pemerintah
Daerah mengembangkan sarana dan prasarana kearsipan melalui pengaturan standar kualitas
dan spesifikasi, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal 39
(1)
Pencipta arsip dan Kantor menyediakan sarana dan prasarana kearsipan, sesuai
dengan standar pengelolaan arsip.
(2)
Sarana dan prasarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dimanfaatkan
dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
BAB VII
SISTEM KEARSIPAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Pasal
40
(1)
Kantor wajib menjamin kemudahan,
kecepatan, dan ketepatan akses arsip bagi kepentingan pengguna arsip dengan
menggunakan peralatan teknologi informasi dan komunikasi yang dilaksanakan
sesuai konfigurasi pangkalan data (data centre) Kantor .
(2) Dalam
konfigurasi pangkalan data (data centre) arsip dinamis, berlaku sistem
akses arsip tertutup dan/atau terbatas.
(3) Dalam
konfigurasi pangkalan data (data centre) arsip statis, berlaku sistem
akses arsip terbuka.
Pasal 41
(1)
Pengorganisasian pangkalan data (data centre) arsip terpusat, terdiri
dari :
a.
pangkalan data (data centre) arsip inaktif lebih dari 10 (sepuluh)
tahun;
b.
pangkalan data (data centre) arsip vital; dan
c.
pangkalan data (data centre) arsip statis.
(2)
Pengorganisasian pangkalan data (data centre) arsip terpusat
dilaksanakan terhadap arsip dinamis inaktif yang lebih dari 10 (sepuluh) tahun
pada masing-masing Satuan Kerja Perangkat Daerah .
Pasal 42
4.
Dalam pemanfaatan arsip statis,
Kantor menggunakan Jaringan Informasi
Kearsipan Nasional, untuk :
a.
memudahkan akses dan pencarian serta penelusuran arsip statis;
b.
meningkatkan pemberian layanan penggunaan arsip statis; dan
c.
meningkatkan penyebarluasan dan pemahaman pengetahuan di bidang kearsipan.
5.
Dalam rangka penyelenggaraan
Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, Kantor bekerjasama dengan Badan Arsip Daerah
Pemerintah Propinsi, Arsip Nasional
Republik Indonesia dan kearsipan perguruan tinggi.
BAB VIII
PELAYANAN JASA DAN PUBLIKASI KEARSIPAN
Pasal 43
1.
Setiap orang atau kantor yang mendapat layanan jasa
kearsipan dan pemanfaatan informasi kearsipan, harus memperhatikan dan menaati
peraturan tata tertib layanan jasa kearsipan dan pemanfaatan informasi kearsipan
yang ditetapkan oleh Kantor .
2. Layanan
jasa kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi :
a. penataan;
b. layanan informasi kearsipan;
c. penitipan dan penyimpanan arsip;
d. perawatan;
e. wisata arsip;
f. alih media;
g. penggandaan arsip;
h. akses multimedia; dan
i. konsultasi dan asistensi.
Pasal 44
Publikasi
kearsipan merupakan upaya penyebaran informasi kepada masyarakat umum, melalui
:
a. media
cetak;
b. media
elektronik; dan
c. media
tatap muka.
BAB IX
PERANSERTA MASYARAKAT
Pasal 45
Masyarakat
dapat berperanserta dalam bentuk penyelamatan arsip dan forum kearsipan.
BAB X
PENGHARGAAN
Pasal 46
6.
Pemerintah Daerah dapat
memberikan penghargaan kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah , BUMD, dan
Pemerintah Desa. perorangan, kelompok, lembaga swasta, dan masyarakat yang
berperanserta dalam kegiatan penyelamatan arsip.
7.
Penghargaan sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), diberikan dalam bentuk :
a.
piagam;
b.
bantuan sarana kearsipan; dan/atau
c. uang
pembinaan.
BAB XI
KERJASAMA
Pasal 47
Pemerintah
Daerah dapat melakukan kerjasama bidang kearsipan dengan :
a.
Kementerian/Lembaga Pemerintah Non Kementerian;
b.
Lembaga/Badan di luar negeri;
c.
Pemerintah Provinsi lain;
d.
Pemerintah Kabupaten/Kota;
e.
Instansi vertikal di Daerah;
f. Badan
Usaha Milik Negara/BUMD; dan
g. Badan
hukum swasta, organisasi non pemerintah, dan perorangan.
BAB XI
KEADAAN DARURAT
Pasal 48
1.
Pemerintah Daerah
menyelenggarakan perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana alam dan
bencana sosial.
2.
Perlindungan dan penyelamatan
arsip akibat bencana yang tidak dinyatakan sebagai bencana nasional,
dilaksanakan oleh Satuan Kerja Perangkat Daerah pencipta arsip, dan lembaga
kearsipan Kabupaten Hulu Sungai Utara, berkoordinasi dengan Badan
Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Hulu Sungai Utara dan instansi terkait
lainnya.
BAB XIII
LARANGAN
Pasal 49
Pencipta
arsip dan/atau Satuan Kerja Perangkat
Daerah dilarang :
a.
menyerahkan dan/atau memberikan arsip dinamis kepada yang tidak berhak;
b.
membuka arsip yang dikategorikan tertutup kepada yang tidak berhak;
c.
memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar; dan/atau
d.
memperjualbelikan arsip.
BAB XIV
SANKSI ADMINISTRATIF
Pasal 50
8.
Pejabat dan/atau Pegawai Negeri
Sipil di lingkungan Pemerintah Daerah yang melakukan pelanggaran terhadap
ketentuan Pasal 8 ayat (4), Pasal 10 ayat (2), Pasal 11 ayat (2), Pasal 18 ayat
(2), Pasal 19 ayat (2) dan Pasal 21 ayat (1), dikenakan sanksi administrasi
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
9.
Jenis-jenis sanksi administrasi
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa :
a. peringatan lisan;
b. peringatan tertulis;
c. penundaan kenaikan pangkat;
d. penurunan pangkat;
e. mutasi jabatan;
f. pembebasan tugas dan jabatan dalam waktu
tertentu;
g. pemberhentian dengan hormat tidak atas
permintaan sendiri; dan/atau
h. pemberhentian tidak dengan hormat.
10.
Mekanisme pemanggilan,
pemeriksaan dan penjatuhan sanksi administrasi sebagaimana dimaksud pada ayat
(2), dilakukan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
BAB XV
PENEGAKAN HUKUM
Bagian Kesatu
Umum
Pasal 51
Penegakan hukum dalam pelaksanaan Peraturan
Daerah ini dilaksanakan oleh Satuan Polisi Pamong Praja dan/atau Penyidik
Pegawai Negeri Sipil (PPNS), sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Bagian Kedua Penyidikan
Pasal 52
11.
Selain oleh Penyidik Pejabat
Kepolisian Negara Republik Indonesia (Penyidik Polri), PPNS dapat melakukan
penyidikan pelanggaran Peraturan Daerah sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
12.
Dalam melaksanakan tugas penyidikan
sebagaimana dimaksud pada ayat (1), PPNS berwenang :
a.
menerima laporan atau pengaduan
dari seseorang tentang adanya tindak pidana;
b.
melakukan tindakan pertama pada
saat itu di tempat kejadian dan melakukan pemeriksaan
c.
menyuruh berhenti seorang
tersangka dan memeriksa tanda pengenal diri tersangka;
d.
melakukan penyitaan benda
dan/atau surat;
e.
mengambil sidik jari dan memotret
seseorang;
f.
memanggil orang untuk didengar
dan diperiksa sebagai tersangka atau saksi;
g.
mendatangkan orang ahli yang
diperlukan dalam hubungannya dengan pemeriksaan perkara;
h.
mengadakan penghentian penyidikan
setelah mendapat petunjuk dari Penyidik Polri bahwa tidak terdapat cukup bukti,
atau peristiwa tersebut bukan merupakan tindak pidana dan selanjutnya
memberitahukan hal tersebut kepada Penuntut Umum, tersangka atau keluarganya;
dan
i.
mengadakan tindakan lain menurut
hukum yang dapat dipertanggungjawabkan.
13.
PPNS sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) menyampaikan hasil penyidikan kepada Penuntut Umum melalui Penyidik
Polri.
Bagian Ketiga
Ketentuan Pidana
Pasal 53
1.
Setiap orang yang melanggar ketentuan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48, diancam pidana kurungan paling lama 3
(tiga) bulan atau denda paling banyak Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta
rupiah).
2. Tindak
pidana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah pelanggaran.
3. Dalam
hal tindak pidana yang dilakukan diancam dengan pidana yang lebih tinggi dari
ancaman pidana dalam Peraturan Daerah ini, dikenakan sanksi pidana yang lebih
tinggi, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
4.
Denda sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) merupakan penerimaan negara.
BAB XVI
PEMBINAAN, PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
Pasal 54
1.
Kantor melaksanakan pembinaan terhadap pencipta arsip
di lingkungan Pemerintah Daerah dan Satuan Kerja lembaga Daerah, BUMD dan
Pemeintahan Desa seKabupaten Hulu Sungai Utara.
2.
Kepala Satuan Kerja Perangkat
Daerah/Instansi/Unit Kerja melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungan Satuan
Kerja Organisasi Perangkat Daerah/Instansi/Unit Kerja masing-masing.
3.
Pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dan ayat (2), diselenggarakan untuk mengamankan arsip-arsip Pemerintah Daerah
Kerja lembaga Daerah, BUMD dan Pemeintahan Desa .
Pasal 55
Pengawasan
pelaksanaan kearsipan dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah dan/atau Satuan Kerja
lembaga Daerah sesuai kewenangan, berdasarkan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Pasal 56
Pengendalian kearsipan dilaksanakan oleh Kantor
melalui kegiatan pemantauan, evaluasi
dan pelaporan.
BAB XVII
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 57
Peraturan
Daerah Tentang Penyelanggaraan Kearsipan berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Pasal 58
Peraturan
Pelaksanaan Peraturan Daerah ini harus sudah ditetapkan paling lambat 1 (satu)
tahun sejak Peraturan Daerah ini diundangkan.
Pasal 59
Hal-hal
yang belum cukup diatur dalam Peraturan Daerah ini sepanjang mengenai teknis
pelaksanaannya, diatur dengan Peraturan Bupati
Pasal 60
Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada
tanggal diundangkan. Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten
Hulu Sungai Utara
Ditetapkan
di Amuntai
pada tanggal
BUPATI HULU SUNGAI UTARA
Ttd
Drs. H.
ABDUL WAHID HK, MM.MSi
Diundang
di Amuntai
Pada
tanggal
Sekretaris Daerah
Kabupaten
Hulu Sungai Utara
Ir.
H. Eddyan Noor Idur,M.Si.MMT
LEMBARAN
DAERAH KABUPATEN HULU SUNGAI UTARA TAHUN
PENJELASAN
ATAS
PERATURAN DAERAH KABUPATEN HULU SUNGAI
UTARA
NOMOR : TAHUN 2014
TENTANG
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
I.
UMUM
Dalam
upaya mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik dan bersih (good
governance and clean government) serta dalam menjaga agar dinamika gerak
maju masyarakat, bangsa dan negara ke depan, arsip yang tercipta harus dapat
menjadi sumber informasi, acuan dan bahan pembelajaran masyarakat, bangsa, dan
negara. Oleh karena itu setiap lembaga negara, Pemerintah Daerah, lembaga
pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perusahaan dan
perseorangan harus menunjukkan tanggungjawabnya dalam penyelenggaraan,
penciptaan, pengelolaan dan pelaporan arsip yang tercipta dari
kegiatan-kegiatannya. Pertanggungjawaban kegiatan dalam penciptaan,
pengelolaan, dan pelaporan arsip tersebut diwujudkan dalam bentuk sistem
rekaman kegiatan yang faktual, utuh, sistematis, autentik, terpercaya, dan
dapat digunakan. Untuk mewujudkan pertanggungjawaban tersebut, dibutuhkan kehadiran
suatu lembaga kearsipan, baik yang bersifat nasional, Daerah dan Kabupaten/Kota
yang berfungsi dalam mengendalikan kebijakan, pembinaan dan pengelolaan
kearsipan, agar terwujud sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan
terpadu. Dalam rangka mewujudkan sistem penyelenggaraan kearsipan yang
komprehensif dan terpadu, perlu dibangun suatu sistem kearsipan Daerah,
meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Sistem
kearsipan Daerah berfungsi menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan
terpercaya serta mampu mengidentifikasikan keberadaan arsip yang memiliki
keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi pada semua organisasi
kearsipan. Berdasarkan latar belakang di atas, sejalan dengan telah diterbitkannya
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menggantikan
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan,
serta berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi, perlu dilakukan
peninjauan kembali terhadap Peraturan Daerah Kabupten Hulu Sungai Utara Nomor 6
Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupten
Hulu Sungai Utara, yang ditetapkan dengan Peraturan Daerah.
II.
PASAL DEMI PASAL
Pasal
1 :
Istilah-istilah
dalam Pasal ini dimaksudkan untuk mencegah timbulnya salah tafsir dan salah
pengertian dalam memahami dan melaksanakan Pasal-pasal dalam Peraturan Daerah
ini.
Pasal
2 :
Cukup
jelas
Pasal 3 :
Cukup
jelas
Pasal
4 :
Huruf a :
Yang
dimaksud dengan asas “kepastian hukum” adalah penyelenggaraan kearsipan
dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan
perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan, dalam kebijakan penyelenggaraan
negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa
setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.
Huruf b :
Yang dimaksud dengan asas “keautentikan dan
keterpercayaan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas
menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip, sehingga dapat digunakan sebagai
bukti dan bahan akuntabilitas.
Huruf c :
Yang
dimaksud dengan asas “keutuhan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus menjaga
kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi
maupun fisik yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
Huruf d :
Yang
dimaksud dengan asas “asal usul” adalah asas yang diterapkan untuk menjaga
arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance),
tidak dicampur dengan arsip berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip
dapat melekat pada konteks penciptanya.
Huruf e :
Yang
dimaksud dengan asas “aturan asli” adalah asas yang diterapkan untuk menjaga
arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order)
atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan
kegiatan pencipta arsip.
Huruf f :
Yang
dimaksud dengan asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan
informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Yang dimaksud dengan asas
“keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin
terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya, baik yang disebabkan oleh alam maupun
perbuatan manusia.
Huruf g :
Yang
dimaksud dengan asas “profesional” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
dilaksanakan oleh sumberdaya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi
di bidang kearsipan.
Huruf h :
Yang
dimaksud dengan asas “responsif” adalah penyelenggaraan kearsipan harus tanggap
atas permasalahan kearsipan ataupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan,
khususnya bila terjadi kehancuran, kerusakan, atau hilangnya arsip.
Huruf i :
Yang
dimaksud dengan asas “antisipatif” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan
kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan
bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara
lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan. Huruf j :
Yang
dimaksud dengan asas “partisipatif” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang
kearsipan.
Huruf k :
Yang
dimaksud dengan asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus merefleksikan
kegiatan dan peristiwa yang direkam.
Huruf l :
Yang
dimaksud dengan asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus dapat
memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Huruf m :
Yang
dimaksud dengan asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan harus
dapat memberikan kemudahan, ketersediaan, dan keterjangkauan bagi masyarakat
untuk memanfaatkan arsip.
Huruf n :
Yang
dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan kearsipan
dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.
Huruf o :
Yang
dimaksud dengan asas “kearifan lokal” adalah nilai-nilai utama kebudayaan yang
bersumber dari masyarakat Jawa Barat, seperti silih asih (saling
menghormati), silih asah (saling mengembangkan diri), dan silih asuh (saling
menasehati).
Pasal
5 :
Cukup
jelas
Pasal 6 :
Cukup
jelas
Pasal
7 :
Cukup
jelas
Pasal
8 :
Ayat (1) :
Huruf a :
Cukup
jelas
Huruf
b :
Yang
dimaksud dengan “sistematis” adalah sistem pengelolaan arsip harus dapat
menciptakan sampai dengan menyusutkan arsip harus tersistematisasi melalui
desain dan pengoperasian sistem pengelolaan arsip dan sistem kerja.
Huruf c :
Yang dimaksud dengan “utuh” adalah sistem
pengelolaan arsip dilakukan dengan tindakan kontrol seperti pemantauan akses,
verifikasi pengguna, serta otorisasi pemusnahan dan pengamanan yang dilakukan
untuk mencegah akses, pengubahan, dan pemindahan arsip oleh pengguna yang tidak
berhak.
Huruf d :
Yang dimaksud dengan “menyeluruh” adalah
sistem pengelolaan arsip harus dikelola sebagai hasil dari berbagai kegiatan
yang lengkap bagi kebutuhan organisasi atau unit kerja yang mengelola arsip.
Huruf e :
Yang
dimaksud dengan “sesuai norma, standar, prosedur, dan kriteria” adalah sistem
pengelolaan arsip harus dikelola sesuai dengan ketentuan pelaksanaan kegiatan
dan ketentuan peraturan perundang-undangan, termasuk norma, standar, prosedur,
dan kriteria teknis yang terkait.
Ayat (2) :
Cukup
jelas
Ayat (3) :
Cukup jelas
Ayat (4) :
Cukup jelas
Pasal
9 :
Ayat (1)
:
Cukup jelas
Ayat (2) :
Yang
dimaksud dengan “struktur” adalah bentuk (format fisik) dan susunan (format
intelektual) arsip yang diciptakan dalam media, sehingga memungkinkan isi arsip
dikomunikasikan. Yang dimaksud dengan “isi” adalah data, fakta, atau informasi
yang direkam dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi ataupun perseorangan.
Yang dimaksud dengan “konteks” adalah lingkungan administrasi dan sistem yang
digunakan dalam penciptaan arsip.
Ayat (3)
:
Cukup
jelas
Pasal
10 :
Ayat (1) :
Cukup
jelas
Ayat (2) :
Yang dimaksud
dengan pengguna arsip yang berhak adalah peneliti, masyarakat, mahasiswa dan
aparatur yang berkepentingan secara langsung terhadap arsip, dan memenuhi
kriteria untuk mengakses arsip.
Ayat (3) :
Cukup jelas
Ayat (4) :
Cukup jelas
Ayat (5) :
Cukup jelas
Pasal
11 :
Ayat (1)
:
Huruf a :
Akses terhadap arsip dinamis dapat ditutup
apabila akses tersebut berakibat pada proses hukum yang sedang berjalan.
Huruf b :
Yang
dimaksud dengan “Hak Kekayaan Intelektual” adalah hak yang diperoleh Pemerintah
Daerah sebagai hasil penelitian dan pengembangan yang dilaksanakan oleh
Organisasi Perangkat Daerah dan/atau sebagai akibat dari hasil kerjasama
Daerah. Sedangkan yang dimaksud dengan “persaingan usaha tidak sehat,” yaitu
persaingan antarpelaku usaha dalam menjalankan kegiatan produksi dan/atau
pemasaran barang dan/atau jasa yang dilakukan dengan cara tidak jujur, melawan
hukum, atau menghambat persaingan usaha.
Huruf c :
Yang
dimaksud dengan “membahayakan pertahanan dan keamanan negara” adalah bahaya
terhadap stabilitas ketenteraman dan ketertiban, kedaulatan negara, keutuhan
wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, dan keselamatan bangsa dari ancaman
dan gangguan terhadap keutuhan bangsa dan negara.
Huruf d :
Cukup
jelas
Huruf e :
Cukup
jelas
Huruf f :
Untuk kepentingan pelindungan penyelenggaraan
negara, penutupan akses dapat dilakukan oleh pencipta arsip dan selanjutnya
pencipta arsip yang bersangkutan berkoordinasi dengan Kementerian Luar Negeri.
Huruf g :
Cukup
jelas
Huruf h :
Cukup
jelas
Huruf i :
Cukup
jelas
Ayat (2) :
Cukup
jelas
Pasal
12 :
Ayat
(1) :
Cukup
jelas
Ayat (2) :
Cukup
jelas
Pasal
13 :
Cukup jelas
Pasal 14 :
Alih media dalam rangka pemeliharaan arsip
dinamis dimaksudkan untuk menjaga keamanan, keselamatan, dan keutuhan arsip
yang dialihmediakan.
Pasal
15 :
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat (2) :
Cukup jelas
Pasal
16 :
Ayat (1)
:
Ketentuan ini dimaksudkan agar Pemerintah
Daerah memiliki program penyusutan dan penyelamatan arsip, melalui pemusnahan,
penilaian kembali dan menetapkan arsip sebagai arsip permanen.
Ayat (2) :
Cukup
jelas
Ayat (3) :
Cukup jelas
Pasal
17 :
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat (2)
:
Cukup jelas
Pasal
18 :
Ayat (1)
:
Cukup jelas
Ayat (2)
:
Cukup jelas
Ayat (3) :
Cukup
jelas
Pasal
19 :
Ayat (1)
:
Cukup jelas
Ayat (2) :
Penyerahan arsip oleh Organisasi Perangkat
Daerah dan BUMD dimaksudkan untuk penyelamatan arsip.
Pasal
20 :
Cukup jelas
Pasal 21 :
Ayat (1)
:
Program arsip vital adalah sebuah metode yang
sistematis dalam memilih, melindungi dan sudah tersedia pada waktu darurat :
a. Arsip dinamis yang dianggap mutlak untuk
kelanjutan operasional organisasi termasuk tanggungjawabnya dalam keadaan
darurat;
b. Arsip dinamis yang diperlukan untuk
melindungi hak seseorang serta Pemerintah dan Pemerintah Daerah; dan
c. Arsip dinamis yang mutlak untuk
rekonstruksi organisasi.
Jenis-jenis arsip vital, antara lain :
1. Arsip bukti kepemilikan aset;
2. Arsip tentang pendirian dan pengaturan
organisasi, prosedur kerja dan tata kerja;
3. Arsip tentang opini publik mengenai organisasi;
4. Arsip-arsip produk hukum seperti Peraturan
Daerah, Peraturan Gubernur, perjanjian dan kontrak; dan
5. Arsip perorangan aparatur.
Ayat (2)
:
Huruf a :
Yang
dimaksud dengan “identifikasi” adalah cara menganalisis fungsi dan tugas
organisasi dan arsip yang tercipta dari pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi
sehingga dapat dikenali arsip-arsip yang dinilai vital bagi organisasi.
Huruf b :
Yang dimaksud dengan “pelindungan dan
pengamanan” adalah upaya dan tindakan untuk mencegah kerusakan arsip sebelum
dan pada saat terjadi bencana.
Huruf c :
Yang dimaksud dengan “penyelamatan dan
pemulihan” adalah upaya dan tindakan untuk pemeliharaan dan perawatan arsip
pascabencana.
Pasal
22 :
Ayat (1) :
Cukup jelas
Ayat (2) :
Cukup jelas
Pasal
23 :
Cukup jelas
Pasal 24 :
Cukup
jelas
Pasal 25 :
Cukup
jelas
Pasal 26 :
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat (2) :
Cukup jelas
Ayat (3) :
Cukup jelas
Pasal
27 :
Ayat (1)
:
Cukup jelas
Ayat (2) :
Cukup
jelas
Pasal
28 :
Ayat (1)
:
Cukup jelas
Ayat (2) :
Cukup
jelas
Pasal
29 :
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat
(2) :
Cukup jelas
Pasal
30 :
Ayat (1) :
Cukup jelas
Ayat (2)
:
Cukup jelas
Ayat (3) :
Cukup jelas
Pasal
31 :
Yang dimaksud dengan ”autentikasi arsip
statis” adalah pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan bahwa arsip
statis yang bersangkutan adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
Pasal
32 : Cukup jelas
Pasal
33 :
Ayat (1)
:
Jabatan fungsional Arsiparis terdiri dari
jabatan tingkat terampil dan jabatan tingkat ahli. Jenjang jabatan fungsional
Arsiparis tingkat terampil dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi,
yaitu :
a. Arsiparis Pelaksana (Golongan II/c-II/d);
b. Arsiparis Pelaksana Lanjutan (Golongan
III/a- III/b); dan
c. Arsiparis Pelaksana (Golongan III/c-
III/d).
Jenjang jabatan fungsional Arsiparis tingkat
ahli dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi, yaitu :
a. Arsiparis Pertama (Golongan III/a-III/b);
b. Arsiparis Muda (Golongan III/c- III/d);
c. Arsiparis Madya (Golongan IV/a-IV/c); dan
d. Arsiparis Utama (Golongan IV/d - IV/e).
Ayat (2)
:
Cukup
jelas
Pasal 34 :
Ayat (1) :
Cukup jelas
Ayat (2) :
Cukup
jelas
Pasal
35 :
Huruf a :
Cukup
jelas
Huruf b :
Cukup
jelas
Huruf c :
Yang dimaksud dengan “peran dan kedudukan
hukum Arsiparis” adalah yang berhubungan dengan fungsi dan peran dalam kegiatan
kearsipan sejak penciptaan sampai dengan penyusutan dan akuisisi sampai dengan
pemanfaatan arsip, serta kegiatan lainnya, yang dilindungi secara sah
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pasal
36 :
Yang
dimaksud dengan “insentif”, yaitu pemberian kesejahteraan di luar tunjangan
perbaikan penghasilan, antara lain berupa extra fooding, jaminan
pendidikan, kesehatan dan keselamatan kerja.
Pasal
37 :
Huruf a :
Cukup
jelas
Huruf b :
Termasuk dalam pengertian “sumber lain yang
sah dan tidak mengikat,” yaitu sumber pendanaan dari Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara dan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten/Kota.
Pasal 38:
Yang
dimaksud dengan “standar kualitas dan spesifikasi prasarana dan sarana
kearsipan” adalah ketentuan standar tentang kualitas, bahan, bentuk, ukuran,
jenis, dan lain-lain yang dijadikan acuan atau pedoman dalam pengadaan dan
penggunaan prasarana dan sarana kearsipan.
Pasal
39 :
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat (2)
:
Cukup
jelas
Pasal
40:
Ayat (1)
:
Pangkalan Data (Data centre) adalah
pusat pemrosesan data yang didukung dengan perangkat pengolahan data. Pangkalan
Data (Data centre) merupakan tempat terselenggaranya sentralisasi data
di lingkungan instansi.
Ayat (2)
:
Cukup jelas
Ayat (3)
:
Cukup
jelas
Pasal 41 :
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat (2)
:
Cukup
jelas
Pasal
42 :
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat (2)
:
Cukup
jelas
Pasal
43 :
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat (2) :
Cukup jelas
Pasal
44
Pada prinsipnya ada 3 media yan digunakan dalam
publikasi kearsipan, yaitu
a. media cetak meliputi : brosur, pamflet,
selebaran, spanduk, banner, pin, stiker, pamflet, booklet dan
baligo;
b. media elektronik adalah publikasi dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi termasuk di dalamnya jejaring
sosial sebagai komunikasi interaktif; dan
c. media tatap muka meliputi : lomba-lomba,
pameran, roadshow, kampanye dan temu karya ilmiah yang langsung bertatap
muka antara lembaga kearsipan dengan masyarakat.
Pasal
45 :
Yang dimaksud dengan “masyarakat” adalah
sebagian, sekelompok, suatu komunitas tertentu, dan/atau masyarakat umum, baik
yang terhimpun dalam suatu wadah organisasi maupun yang tidak terhimpun dalam
organisasi.
Pasal 46:
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat (2) :
Cukup jelas
Pasal
47 :
Cukup
jelas
Pasal 48 :
Ayat (1) :
Penyelamatan arsip akibat bencana mengikuti
mekanisme yang telah diatur dalam undang-undang tentang penanggulangan bencana.
Ayat (2)
:
Cukup
jelas
Pasal 49
:
Cukup jelas
Pasal
50 :
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat (2)
:
Cukup
jelas
Ayat (3)
:
Cukup jelas
Pasal
51 :
Cukup
jelas
Pasal
52 :
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat (2)
:
Cukup
jelas
Ayat (3)
:
Cukup
jelas
Pasal
53 :
Ayat (1) :
Cukup
jelas
Ayat (2)
:
Cukup
jelas
Ayat (3)
:
Cukup
jelas
Ayat (4)
:
Cukup
jelas
Pasal
54 :
Ayat (1)
:
Cukup
jelas
Ayat (2)
:
Cukup
jelas
Ayat (3)
:
Cukup
jelas
Pasal
55 :
Cukup
jelas
Pasal
56 :
Cukup
jelas
Pasal
57 :
Cukup
jelas
Pasal
58 :
Ketentuan ini dimaksudkan untuk menjamin
kepastian hukum, agar rentang waktu antara berlakunya Peraturan Daerah dengan
Petunjuk Pelaksanaannya tidak terlalu lama.
Pasal
59 :
Hal-hal yang belum diatur, akan diatur lebih
lanjut dengan Peraturan Bupati yang
merupakan mandatory dari Peraturan Daerah ini.
Pasal 60 :
Cukup jelas
Tidak ada komentar:
Posting Komentar