Penataan Arsip Dinamis Aktif

SISTEM PENATAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

A.       Pengertian Arsip

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip berasal dari bahasan Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi/kekuasaan peradilan.Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.

Penjelasan di atas ditegaskan lagi oleh Sri Endang R yang menyatakan bahwa kata arsip berasal dari:

1.        Bahasa Yunani, yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu,

2.        Bahasa Latin, yaitu felum (bundel) yang artinya tali atau benang,

3.        Bahasa Inggris, yaitu archieve yang artinya kumpulan warkat, record artinya catatan, dan file artinya sekumpulan informasi/warkat,

4.        Bahasa Belanda, yaitu archief yang artinya warkat,

5.        Bahasa Jerman, yaitu archivalen yang artinya warkat.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa dan bernegara.

Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar sertiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang “KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada Bab I Pasal I:

1.        Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2.        Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media computer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy dan lain-lain.

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

Arsip dinamis aktif adalah arsip yang  masih berada di kantor, baik kantor pemerintah, swasata atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.

B.       Guna Arsip

Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah kantor, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan arsip pada sebuah kantor benar-bear menunjukakkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam kantor tersebut.

Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono ada beberapa kegunaan arsip yaitu:

1.        Arsip sebgai sumber ingatan atau memori

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila diperlukan.Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam adalam arsip tersebut.

2.        Arsip sebgai bahan pengambil keputusan

Pihak manajemen dalam kegiatannya tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media elektronik maupun non elektronik.

3.        Arsip sebgai bukti legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebgai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

4.        Arsip sebagai rujukan historis. Arsip merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan dating. Sehingga arsip dapat digunakan sebgai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah dinamika kegiatan organisasi.

Tidak semua arsip mempunyai kegunaan yang sama, setiap arsip punya kegunaan yang berbeda-beda. Guna lain dari arsip adalah sebagai alat ukur kegiatan organisasi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan.

C.       Jenis Arsip

Dalam hal ini Sri Endang R mengemukakan bahwa ada lima jenis arsip, yaitu:

1.        Arsip berdasarkan bentuk fisiknya, dibagi atas:

a.         Arsip yang berbnetuk lembaran

b.        Arsip yang tidak berbentuk lembaran

2.        Jenis arsip berdasarkan masalahnya, terbagi atas:

a.         Financial record, yaitu arsip-arsip yang  berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan,

b.        Inventory record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris,

c.         Personal record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan kepegawaian,

d.        Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan,

e.         Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.

3.        Jenis arsip berdasarkan pemiliknya, dibagi atas:

a.         Lembaga pemerintahan

1)        Arsip nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia)

2)        Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip Nasional Daerah)

b.        Instansi Pemerintah/swasta

1)        Arsip primer dan arsip skunder. Arsip primer primer adalah arsip aslinya, sedangkan arsip skunder adalah arsip yang berupa tindasan atau karbon kopi,

2)        Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya pada setiap bagian organisasi.

4.        Jenis arsip berdasarkan sifatnya, dibagi atas:

a.         Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi,

b.        Arsip biasa, yaitu yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat arsip yang diinformasikan itu berlalu,

c.         Arsip penting, yaitu arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu dan masa yang akan dating, sehingga perlu disimpan dalam waktu yang lama,

d.        Arsip sangat penting (vital), yaitu arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya,

e.         Arsip rahasia, yaitu arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu dalam suatu organisasi.

5.        Jenis arsip berdasarkan fungsinya, dibagi atas:

a.         Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut:

1)        Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor,

2)        Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan,

3)        Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah sangat jarang digunakan,

b.        Arsip statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

D.       Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan

Ignasius Wursanto mengemukakan bahwa dalam melakukan penataan terhadap arsip diperlukan peralatan dan perlengkapan kearsipan. Peralatan dan perlengkapan itu adalah sebagai berikut:

a.         Map

Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.

b.        Folder.

Folder adalah lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab untuk tempat kode dan indeks, letak tab tergantung pada system penataan yang digunakan apakah vertikal atau leteral.

c.         Guide.

 Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

d.        Filling cabinet.

Filling cabinet perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua samapi lima laci.

e.         Almari arsip

Almari arsip adalah suatu perabot kantor yang dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

f.         Rak arsip

Rak arsip adalah sejenis almarai tidak berpintu yang digunakan untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip.

g.        Rotary

Rotary adalah alat penyimpanan arsip yang dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan tidak banyak memakan tenaga.

h.        Cardex (card index)

Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat, arsip (kartu-kartu) dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.Biasanya digunakan untuk menyimpan kartu kendali.

E.        Sistem Penyimpanan Arsip

Pada dasarnya, penyimpanan arsip dilakukan dengan menggunakan cara tertentu secara sistematis yang dimaksudkan untuk membantu dan mempermudah kita dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut. Meteode penyimpanan tersebut sering disebut sistem penyimpanan arsip (filling system).

Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip terdiri atas lima sistem yaitu sistem abjad, sistem pokok masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah.

1.        Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem abjad adalah sistem penerimaan,penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan penemuan kembali aurat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau organisasi yang disimpan abjad.

2.        Sistem Masalah/Perihal/Pokok Soal (Subject Filling System)

Sistem masalah adalah salah satu system penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen itu. Isi dokumen sring disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek.

3.        Sistem Nomor (Numerical Filling System)

Sistem nomor adalah salah satu system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan kode/nomor. Sistem penyimpanan berdasarkan nomor terdiri dari:

a.         Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor Dewey.

b.        Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor seri urut.

c.         Sistem penyimpanan, berdasarkan nomor terminal digit.

4.        Sistem Tanggal/Urutan Waktu (Chronological Filling Sytem)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan, tahun.Dalam sistem ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah tanggal, bulan atau tahun pemubatan yang tercantum dalam arsip itu sendiri.

5.        Sistem Wilayah/Regional/Daerah (Geographical Filling System)

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas, atau arsip yang dijadikan pedoman adalam menemukan arsip secara cepat dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dkirim surat.

F.        Peminjaman Arsip

Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi. Karena arsip tersebut dipinjam sehingga tidak berada pada tempatnya, maka perlu adanya pencatatan supaya petugas arsip  dapat mengetahui dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan bilamana harus dikembalikan.

Arsip dinamis aktif vbersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur atau ditentukan prosedur atau tata cara peminjamannya baik untuk keperluan intern maupun ekstern organisasi. Pencatatan tentang  peminjaman arsip hendaknya dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam atau out-slip atau lembar peminjaman arsip

Sedarmayanti mengemukakan lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 dengan fungsi masing-masing yaitu sebagai berikut:

1.        Lembar peminjaman arsip I (putih). Disimpan oleh penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi sebgai bukti peminjaman.

2.        Lembar peminjaman arsip II (hijau). Oleh penyimpan arsip diletakkan ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai arsip yang dipinjam.

3.        Lembar peminjaman arsip III (biru). Disertakan pada peminjam.

G.       Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip dapat dilakukan baik secara manual ataupun secara mekanik.Penemuan kembali secara manual berarti penemuan kembali dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin.Sedangkan penemuan kembali dengan mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer).

Arsip yang ada tidak boleh disimpan sembarangan, arsip harus disimpan menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat pada waktu dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan baik, maka beberapa syarat yang harus dilakukan adalah:

1.        Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya harus mudah diingat.

2.        Harus didsarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan, maka disusunlah kata tangkap atau indeks sebagai tanda pengenal.

3.        Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.

4.        Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan.

5.        Selanjutnya sistem penemuan harus didukung oleh personil yang terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja, senang bekerja secara detail tentang informasi.

Beberapa factor penunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan dalam penemuan arsip adalah sebagai berikut:

1.        Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memlihara arsip berdasarkan system yang berlaku baik arsip yang bersifat kedinasan ataupun arsip pribadi pimpinan.

2.        Dalam menciptakan suatu sistem penyimpanan arsip yang baik hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa factor penunjang, antara lain:

a.         Kesedrahanan. Sistem penyimpanan yang dipilih harus mudah, supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti pegawai lain.

b.        Ketepatan menyimpan arsip. Berdasarkan sistem ynag digunakan, harus memungkinkan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

c.         Memenuhi persyaratan ekonomis. Harus dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta biaya yang tersedia.

d.        Menjamin keamanan. Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian kemusnahan dan harus dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain-lain. Sehingga penyimpanan harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.

e.         Penemapatan arsip. Hendaknya harus diusahakan pada tempat yang strategis, mudah dicapai oleh semua unit.

f.         Sistem yang digunakan harus fleksibel. Harus memberikan kemugkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan pada efisiensi kerja.

g.        Memahami pengetahuan di bidang kearsipan.

3.        Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan adan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.

4.        Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

5.        Mengadakan pengontrolan arsip secara periodic agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.

H.       Penilaian Arsip

1.        Nilai Arsip

Prinsip penilaian arsip dapat digolongkan berdasarkan hal-hal sebagai berikut:

a.         Penilaian arsip atas dasar manfaat. Nilai manfaat di sini berarti manfaat sebagai sumber data untuk dapat disajikan informasi yang diperlukan.

b.        Penilaian arsip atas dasar kecepatan. Kecepatan penyejian bahan informasi ditentukan oleh kecepatan dalam penemuan kembali arsip yang digunakan dengan ditentukan jangka waktu 3 sampai 6 menit, sedangkan 6 samapi 10 menit untuk arsip statis.

c.         Penilaian arsip atas dasar efisiensi. Perlu atau tidaknya diadakan perubahan pengelolaan arsip ditentukan melalui efisien atau tidaknya pengelolaan yang dilaksanakan.

2.        Angka Kecermatan Arsip

Angka kecermatan adalah angka perbandingan antara jumlah warkat yang tidak diketemukan (WTK) dengan jumlah warkat yang diketemukan (WK).angka perbandingan tersebut dinyatakan denga prosentase dengan rumus sebagai berikut:

Keterangan:

AK         : Angka Kecermatan

WTK      : Arsip yang tidak diketemukan

WK        : Arsip yang diketemukan      

Apabila Angka Kecermatan = 3%  berarti penyelenggaraan penyimpanan dan penemuan kembali arsip berada pada titik batas. Apabila Angka Kecermatan > 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan perlu ditinjau kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut.Apabila Angka Kecermatan < 3% berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang digunakan oleh organisasi yang bersangkutan sudah cukup baik.

Jadi, apabila Angka Kecermatan arsip menunjukkan prosentase yang semakin tinggi, berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah, berartisistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik

I.          Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

1.        Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan melalui beberapa cara sebagai berikut:

a.         Pengaturan Ruangan

Ruang penyimpanan arsip harus:

1)        Dijaga agar tetap kering (temperature ideal antara -F, dengan kelembaban 50-60%).

2)        Terang (terkena sinar matahari tidak langsung).

3)        Mempunyai ventilasi yang merata.

4)        Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebgainya.

b.        Tempat Penyimpanan Arsip

Hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara di antara berkas yang disimpan.Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu diketahui.

c.         Penggunaan Bahan-bahan Pencegah Rusaknya Arsip

Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

d.        Larangan-larangan

Perlu dibuat peraturan yang harhus dilaksanakan, antara lain:

1)        Dilarang membawa dan/atau makan di tempat penyimpanan arsip.

2)        Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

e.         Kebersihan

Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari n oda karat dan lain-lain.

2.        Pengamanan Arsip

Pengamanan arsip adalah menjada arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 11, diutarakan ketentuan sebagai berikut:

a.       Barang siapa dengan sengaja dan melawan hokum, memiliki arsip sebagaimana dimaksud pada pasal 1 UU No. 7 tahun 1971 ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahu.

b.      Barang siapa menyimpan arsip sebagaimanadimaksud dalam pasal 1 huruf a UU No. 7 tahun 1971 ini yang dengan sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi nasakah itu kepada pihak ketigak yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut, dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 20 tahun atau dipidana penjara seumur hidup.

Ketentuan di atas dimaksudkan untuk mengamankan arsip dari segi informasi.Untuk arsip milik swasta atau perorangan, pengamanan dari segi hokum diatur pada KUHP maupun KUHD.

Secara fisik semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan.Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan faktor eksternal.

a.         Faktor Internal

1)        Kualitas kertas

2)        Tinta

3)        Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas

b.        Faktor Eksternal

a)         Lingkugan

b)        Sinar matahari

c)         Debu

d)        Serangan dari kutu dan sejenisnya

e)         Jamur dan sejenisnya

J.          Pemindahan dan Pemusnahan Arsip

1.        Angka Pemakaian Arsip

Untuk dapat menyusut dan memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan perlu ditetapkan angka pemakaian arsip yang merupakan angka prosentase sebagai perbandingan atara jumlah permintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsip yang berada dalam penyimpanan. Adapun rumus untuk menghitung angka pemakaiann arsip adalah sebagai berkut:

Makin besar angka pemakaian berarti makin banyak arsip yang secara langsung digunakan untuk pelaksanaan tugas sehari-hari, berarti belum perlu melakukan penghapusan karena arsip tersebut masih aktif.

2.        Jadwal Retensi

Jadwal retensi adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, permanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Dengan demikian jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan:

a.         Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file active (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke puat penyimpanan arsip (file in ative).

b.        Jangka waktu penyimpanan masing-masing atau sekelompok arsip dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.

Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk menjaga obyektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh panitia yang terdiri dari pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan kantor atau organisasinya masing-masing.

3.        Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada in-aktif karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu/mur tertentu ke tempat lain sehingga filling cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan arsi-arsip baru.

4.        Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk member kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna.

Menurut zulkifli Amsyah pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:

a.         Pembakaran

Pemusnahan arsip dengan cara ini cukup mudah, tetapi akan memakn waktu cukup lama. Oleh karena itu pembakaran bisa dilakukan jika jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak.

b.        Pencacahan

Pemusnahan arsip dengan cara pencacahan dapat dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu. Jadi pencacahan dapat dilakukan secara rutin tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya mempunyai mesin pencacah  kertas.

c.         Penghancuran

Pemusnahan arsip dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini cukup berbahaya karena bahan kima yang digunakan dapt melukai pericikannya mengenai badan.

Sedangkan prosedur pemusnahan arsip pada umumnya terdiri dari seleksi, pembuatan berita acara pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dengan saksi-saksi.

K.       Faktor-Faktor yang Mempengaruhi dalam Penataan Arsip

Tiruma L. Tobing mengemukakn ada beberapa faktor yang mempengaruhi dalam penataan arsip, yaitu:

1.        Ruang/tempat penyimpanan arsip

Dari penyediaan ruangan sedikit banyak dapat dinilai akan adanya kemungkinan terawat tidaknya arsip tersebut, walaupun hal itu masih tergantung pada factor manusia yang menanganinya. Karena dalam pekerjaan kearsipan yang diperhatikan terutama keadaan fisik arsip, maka dalam menata ruangan penyimpanan arsip perlu diperhatikan apakah rak-rak atau lemari-lemari penyimpanan arsip sudah bebas hama dan disesuaikan dengan kebutuhan.

2.        Manusia yag melaksanakan penataan

Manusia atau petugas yang melakukan penataan arsip haruslah mempunyai disiplin yang kuat. Disiplin di sini adalah dalam hal ketekunan, kesabaran dan ketelitian.

Seorang pegawai kearsipan haruslah orang yang kuat fisik maupun mental karena ia tidak hanya menghadapi kertas-kertas dalam jumlah yang besar, tetapi juga melawan dirinya sendiri dalam menghadapi kerutinan yang  membosankan. Di sini minat dan ketekunan sangat diperlukan. Seorang pegawai kearsipan juga diharapkan moral yang betanggungjawab, setia dan jujur. Mereka harus dapat dipercaya, karena mereka mendapat wewenang mengenai dokumen-dokumen instansinya yang munkgin merupakan rahasia negara.

DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern, Yogyakarta: Gava  Media, 2005.

Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Surabaya:Erlangga, 2007.

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, Jakarta:Bumi Aksara, 2003.

Boedi Martono, Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta:Pustaka Sinar Harapan, 1992.

Durotul Yatimah,Pengembangan Sumber Daya Manusia: Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran, Bandung: Pustaka Setia, 2009.

Eddy Roesdiono, Mengelola Dokumen Dengan Sistem Pokok Masalah, Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, 2003.

---------------------, Mengelola Dokumen Dengan Sistem Abjad, Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, 2004.

---------------------, Mengelola Dokumen Dengan Sistem Tanggal, Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, 2004.

---------------------, Mengelola Dokumen Dengan Sistem Wilayah, Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, 2004.

Hadi Abu bakar, Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta: PT. Cahaya Aksara Agung, 1990.

Hartono, Statistik Untuk Penelitian, Pekanbaru:LSFK2P, 2004.

Ibnu Syamsi, Sistem dan Prosedur Kerja, Jakarta: Bumi Aksara, 1994.

Ignasius Wursanto, Kearsipan I. Yogyakarta: Kanisius, 1989.

------------------------, Kearsipan II, Yogyakarta: Kanisius, 1999.

Moekijat, Administrasi Perkantoran, Bandung: Mandar Maju, 2008.

Neneng Choiriyah, Makalah Manajemen Kearsipan, SMK Pasundan 2 Kota Suka Bumi, 2007.

Sedarmayanti, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Bandung: Mandar Maju, 2003.

------------------, Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran Suatu Pengantar, Bandung: Mandar Maju, 2009.