Istilah arsip berasal dari bahasa Yunani Archaios yang berarti lama, kuno,
namun arsip mempunyai makna sebagai power atau kekuasaan (Arche). Dari kata Arche jadi kata Archeion atau Archivum
(bahasa Latin), yang berarti
gedung pemerintahan, tempatnya para penguasa itu berada. Lama-lama Archium
tidak hanya berarti gedungnya saja, tetapi isi dari apa yang terdapat dalam
gedung/disimpan dalam gedung itupun dinamakan arsip. Jadi tidak heran awam
selalu beranggapan bila mendengar istilah arsip yang terlintas dalam benaknya
adalah kertas-kertas yang sudah lama/kuno.
Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran (Agus Sugiarto, Teguh W
dalam Manajemen Kearsipan Modern 2005:5) arsip adalah kumpulan dokumen yang
disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut
tersebut, dokumen yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat
sebagai berikut :
a. Dokumen
tersebut harus masih mempunyai kegunaan;
b. Dokumen
tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan;
c. Dokumen
tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar sertiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang
“KETENTUAN POKOK KEARSIPAN” pada Bab I Pasal I:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga negara badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
2. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam
bantuk sorak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang
tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang
mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi informasi, yang
terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro
film), media computer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy
dan lain-lain.
Dari beberapa definisi tersebut, arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi
dua golongan, yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Arsip dinamis adalah
arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis juga
berarti informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat
atau diterima oleh organisasi dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima
atau diterima oleh organisasi dalam melakukan aktivitas. Karena masih digunakan
secara langsung dalam melakukan aktivitasnya. Karena masih digunakan secara
langsung dalam kegiatan organisasi, maka arsip dinamis dan dikelola untuk
mendukung aktivitas organisasi. Arsip dinamis harus memenuhi syarat yang
ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidakan melanggar
hukum. Adapun bentuk arsip dinamis dapat berupa: kertas, mikrofilm, atau media
elektronik, peta, cetak biru, gambar, foto, data dari sistem komputer, audio
dan video, dokumen tulisan tangan, formulir, dan sebagainya. (Agus Sugiarto,
Teguh W, 2005:6)
Arsip dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. di dalam Undang-Undang Pokok Kearsipan No. 7
Tahun 1971 ditegaskan bahwa arsip dinamis sifatnya tertutup. Artinya bahwa
arsip dinamis tidak dapat diketahui oleh pihak lain yang tidak berhak. Ini
berbeda dengan arsip yang telah mencapai masa statis yang sifatnya terbuka.
(Boedi Martono, 1997: 21)
Arsip dinamis dibedakan sebagai berikut:
1) Arsip aktif, yaitu arsip yang dipergunakan
secara terus menerus dalam kegiatan kantor, Arsip dinamis aktif adalah arsip
yang masih berada di kantor, baik kantor
pemerintah, swasata atau organisasi kemasyarakatan karena masih dipergunakan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi
lainnya.
2) Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih diperlukan,
3) Arsip inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah
sangat jarang digunakan.
Secara garis besar sistem kearsipan dinamis
yang dikembangakan adalah sebagai berikut :
a. Pengurusan Surat
(Mail Handling) dimana pengendalian
surat dilkukan dari tahap penciptaanya samapia dengan penyimpanannya dalam
suatu sistem pemberkasan yang logis dan sistematis. Pada sub sitem ini tampak
adanya peneyerdehanaan pengendalain surat yang penting saja dan prosedur
penyampaian ke meja kerja secara cepat,
b. Penataan
berkas dan penemuan kembali arsip dengan berpedoman pada indeks dan pola
klarifikaso bagi arsip diatur atas dasar sistem masalah (Subject Filing System). Sehingga arsip akan terorganisir secara
sistematis. Prinsip utama pada penataan berkas ini adalah agar arsip memberkas
secara benara sehingga mudah , lengkap cepat, dan daap diketamukan. Pada
pemberkasaan ini baru mencangkup arsip korespondensi, mengingat bahwa arsip
dalam bentuk surat paling bnyak yang tercipta.
c. Pemeliharaan
dan pengamanan arsip, agar arsip terpelihara hingga arsip dapat didayagunakan
bagi pelaksanaan pekerjaan organisasi.
d. Penyusutan
arsip, yang berpedoman pada jadwal retensi arsip yang merupakan kebijaksanaan
jangka waktu penyimpanan arsip serta penentuan jangka hidup arsip. (Budi
Martono, 1997:23)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar